יבוא של פריטים/מוצרים

מה האפשרויות?

ישנן שתי אפשרויות ליבא פריטים או מוצרים לכספית:

1. מקובץ אקסל שרירותי -- לדוגמה מקובץ שייצאת מתוכנת הנהלת חשבונות אחרת, או קובץ שיצרת ידנית ממסמכי נייר.

2. מקובץ אקסל שייצאת מכספית בענן -- זו אפשרות נוחה כאשר אתה רוצה לבצע עדכון של רשומות רבות (לדוגמה: עדכון הכמות במלאי), ועדכון ידני בכספית של רשומה אחרי רשומה הוא איטי ומיידע מדי.

יבוא של פריטים מקובץ אקסל שרירותי

בחר באופציה יבוא מאקסל עם מיפוי של עמודות, יבוא של פריטים/מוצרים מקובץ אקסל.

בחר בקובץ אקסל (הוא חייב להיות בפורמט xls או xlsx. שם לב שחלק מהמערכות האנטרנטיות מייצאות בפורמט CSV, או בפורמט Web שאקסל יכול לפתוח אבל הוא לא פורמט xlsx. עליך לפתוח קובץ כזה באקסל ולשמור אותו בפורצט xlsx.) וטען אותו לכספית.

כספית תעלה את הקובץ לשרת ותציג לך מסך שבו תוכל למפות את השדות של הקובץ לשדות של הפרטים בכספית.

הנה רשימה של השדות בכספית:

שם השדה	תיאור השדה
מפתח זר	מפתח זר של הפריט. כספית תנסה למצוא את הפריט לפי (1) המפתח הזר שלו, ואז (2) לפי המספר הקטלוגי שלו ואז (3) לפי שמו. מה החשיבות של מידע זה? אם אין כרגע פריטים בכספית אין למידע זה שום חשיבות. אבל אם כבר קיימים פריטים במלאי, ואם אתה רוצה למנוע כפילויות במלאי (כפילות היא מצב שבו יבאת פריט שכבר קיים בכספית, אבל כספית לא זיהתה שהוא קיים ויצרה עותק נוסף של הפריט הקיים), חשוב להבין כיצד כספית בודקת האם הפריט כבר קיים במלאי.
מספר קטלוגי	המספר הקטלוגי של הפריט -- משמש לזיהוי הפריט
מק"ט2,3,4	מספר קטלוגי 2, 3, 4,. לדוגמה: מספר קטלוגי של הפריט אצל לקוחות שונים.
שם הפריט	שמו של הפריט -- משמש לזיהוי הפריט
תיאור הפריט	תיאורו של הפריט. כספית משלבת אותו בחשבונית בעת שאתה בוחר בפריט.
מחיר הרכישה	המחיר שבו רכשת את הפריט. משמש את כספית לחישובי רווח.
מחיר 1	מחיר ללקוח. כספית מאפשרת מספר בלתי מוגבל של מחירונים. בעת הקמת העסק כספית יוצרת 5 מחירונים. אתה יכול להוסיף מחירונים נוספים לפי הצורך.
מחיר 2	מחיר ללקוח - מחירון 2
מחיר 3	מחיר ללקוח - מחירון 3
מחיר 4	מחיר ללקוח - מחירון 4
מחיר כולל מע"מ?	האם המחירים כוללים מע"מ. ערכים אפשריים: כן, לא. אם כן, בעת שתבחר בפריט בחשבונית, כספית תחלץ את המחיר לפני המע"מ.
מטבע	המטבע שבו אתה מנהל את המחירים (מחיר הרכישה, מחיר1, 2, ...) לכספית יש רק שדה מטבע אחד. כלומר, לא ניתן לנהל מחיר רכישה בדולר אבל מחיר מכירה לצרכן ב-₪. הערך השדה צריך להיות אחד מהסמלים של המטבעות שקיימים בטבלת המטבעות של כספית (תוכל להציג אותה מתחזוקה, מטבעות). לדוגמה: ₪, $, €, A$. עבור ש"ח ניתן גם לרשום ש"ח, ILS או פשוט לא למפות את העמודה ואז כל המחירים יקלטו בש"ח. שם לב שכספית לא יכולה לזהות את המטבע מהפורמט של השדה באקסל. כלומר, אם כתבת באקסל 6.36 ופירמטת את השדה בתור $ כך שמוצג שם "6.36$", כספית תקלוט רק 6.36 ללא ה-$, ואם לא מיפית עמודת מטבע עם ערך מתאים (לדוגמה, "$") אז המטבע יהיה ש"ח. שוב, הפורמט לא מועבר לכספית מהאקסל. אתה צריך ליצור עמודה נוספת ובה לרשום את סוג המטבע.
כמות במלאי	הכמות של הפריטים במלאי
כמות מזערית במלאי	הכמות המזערית במלאי. מתחת לכמות הזו כספית תתריע בעת מכירה של הפריט.
קבוצה	אתה יכול לשייך פריטים לקבוצות/מחלקות
אחריות	אתה יכול לשייך אחריות לכל פריט (לדוגמה: "אחריות על עבודה וחלקים ל-12 חודשים מיום הרכישה"). כספית תדפיס את האחריות של המוצר בעת הדפסת חשבונית.

לפריטים בכספית יש שדות נוספים כמו תמונה, שם הספק וכו'. תוכל לעדכן אותם לאחר היבוא מכרטיס הפריט.

***

יבוא של הנתונים מקובץ אקסל שייצאת מכספית בענן

אם יש לך נתונים בכספית ואתה רוצה לעדכן אותם, לעיתים נוח יותר לייצא אותם לאקסל,
ואז לעדכן אותם באקסל ולייבא אותם חזרה לכספית.

מבנה הקובץ שאתה מייבא, חייב להיות זהה למבנה שמייצאת כספית.

שם לב שכספית בענן מייצאת את הקובץ בפורמט Web.
זהו פורמט שאקסל יודע לקרוא ולהציג, אבל זה אינו הפורמט הטבעי של אקסל.
לכן עליך לפתוח את הקובץ באקסל ולשמור אותו בפורמט אקסל xlsx.

חשוב להבין כיצד כספית מזהה את הפריטים בעת היבוא

הזיהוי הוא דו-שלבי:

1. זיהוי של הפריט הוא לפי ה"מספר" הזר שלו.

זהו ה"מספר" שמוצג בעמודה A של קובץ האקסל. הקפנו את "מספר" במרכאות כי אין חובה שהוא יהיה דווקא נומרי.

אם אתה מייבא את הפריטים בפעם הראשונה (ולא מעדכן פריטים שכבר קיימים בכספית), אתה יכול לתת מפתח זר משלך (המפתח הזר יכול להיות מספר לדוגמה: 1, 2, 3, ... או סתם טקסט, אבל חשוב שלכל פריט יהיה מפתח זר שונה!) או להותיר את העמודה ריקה.

אם תותיר את העמודה ריקה כספית תיצור מפתח זר שאותו תוכל לקבל על-ידי שתייצא את הפריטים מכספית.

2. אם לא נמצא פריט לפי המפתח ה-"זר", כספית תנסה לזהות את הפריט לפי המספר הקטלוגי שלו (המק"ט).
המק"ט נמצא בעמודה B של קובץ האקסל.

3. אם עדיין לא נמצא פריט, כספית תיצור פריט חדש.

כלומר, כספית לא מזהה את הפריט לפי שמו או תיאורו, אלא רק לפי (1) המפתח הזר ו-(2) המספר הקטלוגי שלו.

מדוע זה חשוב?

אם לא תקפיד לאפשר לכספית לזהות את הפריטים שאתה מייבא אליה היא תיצור פריטים כפולים. המחיקה של עשרות, מאות או אלפי פריטים כפולים היא משימה מייגעת מאד. אל תגיע למצב הזה!

תהליך העבודה ביבוא ראשוני של פריטים לכספית

מומלץ ליצור פריט סתמי בכספית ואז לייצא את הפריטים. כך תוכל להשוות את הקובץ לנתונים שהזנת לכספית ולהבין בקלות את המשמעות של כל שדה בקובץ.

בכל אופן הנה קובץ לדוגמה (בכדי לשמור את הקובץ: עכבר ימני, שמור קישור בשם ... Save Link As)

לאחר שיבאת את הפריטים לכספית, מומלץ מאד לא לטעון שוב את הקובץ מחשש ליצירת פריטים כפולים.
גם אם הקובץ מכיל מפתחות זרים (הערכים שבעמודה A) שאתה נתת לכספית, יש חשש שהחמצת שורה וכספית יצרה עבורך מפתח זר עבור הפריט שבשורה זו. אם תייבא את הקובץ שנית יתכן שהפריט יוכפל.
במקום זה, ייצא את הפריטים מכספית ועדכן את האקסל שהיא יוצרת.

תהליך העבודה בעדכון של פריטים שקיימים בכספית

1. ייצא את הפריטים מכספית. כך תקבל את המספרים הזרים והמק"ט-ים המעודכנים שישנם בכספית.

2. עדכן את האקסל.

3. טען את הקובץ לכספית.

הנחיות לגרסת כספית+

בגרסת כספית+ יש רק רשימת פריטים ולא ניהול מלאי מלא. לכן כספית לא משתמשת במספר הקטלוגי ובשדות נוספים של הפריטים.

מאחר שאין מספר קטלוגי, הדרך היחידה לזהות את הפריטים ולא להכפיל אותם היא על-ידי המספר הזר של הפריט.

המשמעות היא פשוטה. כמו בגרסת המלאי:

לאחר היבוא הראשוני של הפריטים לכספית, אם אתה רוצה לעדכן אותם, יצא את הפריטים לאקסל, עדכן את האקסל, ויבא אותו שוב.

הערה: אתה תראה שהעמודה B (מספר קטלוגי) בקובץ שכספית מייצאת היא ריקה. זה תקין משום שבגרסת כספית+ אין שימוש במספר קטלוגי.

הבהרות

כספית לא מוחקת את הפריטים הקיימים במערכת. כלומר, אם יש במערכת 1000 פריטים ואתה מייבא קובץ ובו פריט אחד חדש, אז לאחר היבוא יהיו במערכת 1001 פריטים.

בעת שיוצרים חשבוניות ומסמכים אחרים כספית מעתיקה אליהם את כל הפרטים הרלוונטיים כמו מק"ט, תיאור, מחירים. כלומר, עדכון של פריטים הן ממסך פריטים והן על-ידי יבוא מאקסל לא יעדכן את פרטי המוצרים במסמכים קיימים.