כיצד להגדיר הוראות קבע

הוראות הקבע בכספית מורכבות משני חלקים:

א. מעטפת שבה נקבעים שם הלקוח, תאריך ההתחלה, ותאריך הסיום,  ותכיפות החיוב (שבועי, חודשי, דו-חודשי וכו').

ב. תבנית שדומה לחשבונית ובה נקבע מה המוצרים שיחויבו. כך נקבע סכום החיוב.

אפשר לדמות שכספית לוקחת את תבנית החיוב, מחייבת את כרטיס האשראי של הלקוח, ויוצרת חש/קבלה שמבוססת על התבנית.

בכדי ליצור הוראות קבע בצע את הצעדים הבאים:

1. הקלק על כפתור "הוספת הוראה" שבתחתית המסך.
2. כספית תציג מסך למילוי הפרטים של הוראת הקבע.
3. הצעד הראשון הוא להוסיף תבנית. התבנית היא הבסיס לחשבונית התקופתית (כלומר החשבונית שתופק פעם בחודש, בשנה וכו') ללקוח.
4. הקלק על הכפתור תבנית. כל עוד אין תבנית מוצג )-:.
5. מלא את פרטי החשבונית: הלקוח, הפריטים, הנחות, הערות וכו'.
6. שם לב שאתה חייב לבחור בלקוח שיש לו פרטים של כרטיס האשראי בכרטיס הלקוח שלו. אחרת כספית לא תאפשר לך ליצור את הוראת הקבע.
   
7. סגור את התבנית. כספית תעתיק את שם הלקוח להוראת הקבע.
8. תיאור  קצר. התיאור משמש את כספית במייל שהיא שולחת ללקוח לאחר החיוב, לכן חשוב שיהיה מדויק.
   טקסט אופייני נראה כך: "חייבנו את כרטיסך ב 500 ש"ח עבור XXXXXX", כש-XXXXXX נלקח מהתיאור הקצר.
   
9. בחר בתכיפות המתאימה,
   
10. מלא את תאריך ההתחלה ואת מספר החיובים.אם מדובר בחיוב מתגלגל ללא סוף, הכנס 999.
    כספית תחשב את תאריך החיוב האחרון.
    
11. מלא את הפרטים. אם לא מוצגים ללקוח אלא מיועדים לשימושך.
    
12. שמור את הרשומה החדשה.
13. כספית תעדכן את רשימת הוראות הקבע.
    אם מספר החיובים גדול מ-60 כספית מניחה שמדובר בחיוב ללא סוף ולכן סה"כ סכום החיוב לא מוגדר ויוצג כ-0.

כיצד לעצור או לבטל הוראות קבע?

בכדי לעצור הוראת קבע באופן זמני שנה את הסטטוס שלה מפעיל ל-לא פעיל.

בכדי לבטל הוראת קבע באופן קבוע מחק אותה בעזרת ה-X האדום שבצד ימין של השורה.

מה קורה אם כספית מצליחה לחייב את הלקוח?

לאחר שכספית הצליחה לחייב את הלקוח היא תיצור חש/קבלה מתאימה.

אתה יכול לקבוע (במסך תחזוקה, פרטי העסק, לשונית הוראות קבע) האם כספית תשלח את המסמך אוטומטית או לא.

כספית תציג את פרטי החיוב מתחת להוראת הקבע.

בפירוט החיוב מופיע היום הנומינלי (מתי היה צריך לחייב) ויום החיוב בפועל. לדוגמה: אם היה צריך לחייב ב 7/8/2014, אבל התקבל סירוב וכספית הצליחה לחייב רק ב 8/8/2014 (אולי עדכנת את מספר הכרטיס של הלקוח, או שהחסימה השתחררה), אז יום החיוב הוא  7/8/2014, ויום החיוב בפועל יהיה 8/8/2014.

מה קורה אם כספית לא מצליחה לחייב את הלקוח?

כספית מנסה לחייב את הלקוח בכל פעם שמגיע מועד החיוב. אם היא לא הצליחה לחייב את הכרטיס (לדוגמה: פרטי הכרטיס חסרים בכרטיס הלקוח, סירוב מחברת האשראי) היא תנסה לחייב אותו למחרת.

כספית תנסה לחייב את הלקוח יום אחרי יום עד שתעצור את הוראות הקבע, או עד שהיא תצליח לחייב את הכרטיס.

אתה יכול לקבוע (במסך תחזוקה, פרטי העסק, לשונית הוראות קבע) האם כספית תשלח מייל עם פרטי השגיאה ללקוח או לא.

היכן שומרים את פרטי כרטיס האשראי של הלקוח?

את הפרטים של כרטיס האשראי של הלקוח מזינים בכרטיס הלקוח.

כספית מעבירה את מספר הכרטיס למערכת של חברת האשראי שם הם נשמרים באופן מאובטח. כספית אינה שומרת את המספר בבסיס הנתונים שלה.

כיצד עוקבים אחרי החיובים?

כספית מפעילה את המודול מדי בוקר בשעה 6:30.

כל סליקה מוצלחת יוצרת חש/קבלה ורשומת סליקה. רשומות הסליקה מופיעות מתחת להוראת הקבע המתאימה. כספית שולחת מייל ללקוח שמעדכן אותו על החיוב של כרטיס האשראי שלו.

בכל פעם שהסליקה נכשלת (לדוגמה: סירוב של חברת האשראי), כספית שולחת מייל מתאים ללקוח שמודיע לו על הבעיה ומאיץ בו ליצור קשר איתך להסדרת  התשלום.