יבוא של נתונים מכספית בחשבשבת

העזרה זמינה גם בגרסת PDF

הכנות חד פעמיות בחשבשבת

פתיחת חשבונות

לפני שקולטים את התנועות בפעם הראשונה בחשבשבת יש להגדיר לכל הפחות את החשבונות הבאים:

1. הכנסות – הכנסות שיש לגבות עליהן מע"מ
2. הכנסות פטורות – הכנסות פטורות ממע"מ.
3. קופה – חשבון שאותו נחייב בתקבולים. אם רוצים לפצל את התקבולים לקופת מזומן, שיקים, אשראי אז צריך להגדיר חשבונות מתאימים.
4. ניכוי במקור – חשבון שאותו נחייב בניכויים במקור.

אין צורך להגדיר חשבונות של לקוחות משום שנקלוט אותם מכספית.

הגדרת סוגי תנועה

בשלב הבא, מגדירים ארבעה סוגי תנועות. דרושים סוגי התנועה הבאים. שם לב שהמע"מ בדוגמה הוא 16%. אם אחוז המע"מ השתנה יש להגדיר את הסוגים עם אחוז המע"מ העדכני.

סוג תנועה	ח-ן חובה	ח-ן זכות
למכירות פטורות או מכירות שאינו כוללות מע"מ	? – 100%	הכנסות פטורות – 100%
למכירות שכוללות מע"מ.	? – 116%	הכנסות – 100% מע"מ עסקאות – 16%
לקבלות – בו יקלטו הסכומים של הקבלות אחרי הניכוי במקור	קופה – 100%	? – 100%
לניכוי במקור – בו יקלטו הסכומים של הניכוי במקור.	ניכוי במקור – 100%	? – 100%

דוגמאות לסוגי תנועות

הנה דוגמאות להגדרת סוגי התנועה. הקודים שניתנו לסיווגי התנועה (10, 11 וכו') הם שרירותיים לגמרי. אפשר להשתמש בכל צירוף אלפאנומרי שחשבשבת מאפשרת.

דוגמה לסוג תנועה עסקאות פטורות

דוגמה לסוג תנועה עסקאות עם מעמ

דוגמה לסוג תנועה קבלות

דוגמה לסוג תנועה לניכוי במקור

מבצעים את ההכנות פעם אחת. הנתונים נשמרים מחודש שלחודש ואין צורך לחזור עליהן.

ההפעלה החודשית של חשבשבת

צעד 1 – שמירת הקבצים

קיבלתם מכספית ארבעה קבצים: heshin.dat, heshin.prm, movein.doc, movein.prm. שימרו את הקבצים לתיקיה שמוכרת לכם על המחשב שלכם.

צעד 2 - קליטת חשבונות

א. קולטים את קובץ החשבונות (heshin.dat) דרך תפריט כללי, ממשקים, יבוא חשבונות

מוודאים שהקבצים heshin.dat ו-heshin.prm נמצאים בתיקיה של חשבשבת, ומייבאים אותם בעזרת "ייבוא מקובץ טקסט".

אם הפעולה הסתיימה בהצלחה, חשבשבת תציג הודעה מתאימה.

חובה לוודא שמשתמשים בקובץ heshin.prm שמגיע מכספית (!). הוא שונה מ-heshin.prm ברירת מחדל שמגיע עם חשבשבת. שימוש בקובץ heshin.prm של תוכנה אחרת מכספית יגרום לחשבשבת לייבא את החשבונות עם שגיאות.

צעד 3- קליטת תנועות יומן (movein.doc) בשיטה הגמישה

קולטים את קובץ movein.doc שמכיל את תנועות היומן. לידיעתך, הוא מכיל את המסמכים הבאים: חשבוניות, חש/קבלה, קבלות, חש/זיכוי, תעודות החזר.

אופן ההפעלה של יבוא קובץ התנועות חשבשבת מתואר גם כאן: http://www.hash.co.il/?page_id=1017 . התיעוד המתאים הוא היבוא בשיטה הגמישה.

מפעלים את המימשק דרך התפריט כללי, מימשקים, יבוא תנועות הנהח

מקליקים על יבוא בשיטה הגמישה. שם לב לבחור בשיטה הגמישה שמסומנת בכתום, אחרת חשבשבת תציג שגיאה.

חובה לוודא שמשתמשים בקובץ movein.prm שמגיע מכספית (!). הוא שונה מ-movein.prm ברירת מחדל שמגיע עם חשבשבת. שימוש בקובץ movein.prm של תוכנה אחרת מכספית יגרום לחשבשבת לייבא את התנועות עם שגיאות.

אפשר לוודא שהקובץ תקין בעזרת הכפתור תצוגה מקדימה. תצוגה תקינה נראית דומה לזו:

אם היבוא הסתיים בהצלחה, חשבשבת תציג הודעה מתאימה.

אם ישנן רשומות שגויות חשבשבת תציג חלון ובו רשימה של הרשומות השגויות. במרבית הפעמים מקור הבעיה הוא שלא בחרת ביבוא השיטה המפורטת אלא ביבוא בשיטה אחרת.

צעד 3 - בדיקות תקינות בחשבשבת לאחר שהקבצים נקלטו

לאחר סיום היבוא כדאי לבצע מספר בדיקות תקינות של הנתונים:

בדיקה 1

לבדוק את החשבונות של הלקוחות. חשבון תקין נראה דומה לזה:

1. בדרך כלל המפתח של הלקוח יהיה מספר הלקוח בכספית + מספר התחלתי.
   לדוגמה, אם המספר ההתחלתי הוא 600000 והמספר של הלקוח בכספית הוא 1234 אז מספרו בחשבשבת יהיה 601234.
2. השדה עיסוק מכיל את תאריך העדכון האחרון של הלקוח ביבוא מכספית.
3. השדה הערות מכיל את מספר הלקוח בכספית. במקרה זה: 557.
4. כספית מייצאת את מספר העוסק המורשה של הלקוח לחשבשבת. ניתן לצפות בו כאן:

בדיקה 2

לבדוק את המנה שקלטנו:

אם המנה תקינה אפשר לקלוט אותה בחשבשבת.

בזה הסתיים היבוא של הנתונים לחשבשבת.