הזנת הוצאות -- ענייני PCN 874

אם אתה חייב לדווח למע"מ דרך מנגנון הדיווח המפורט (קובץ PCN 874) עליך להקפיד על הזנה נכונה של ההוצאות, אחרת אתה עלול להיתקל בבעיות בשידור של קובץ PCN 874 שתפיק מכספית. הנה מספר הנחיות.

ההנחיות הן להוצאות שיש בהן מע"מ. אם אין בהוצאה מע"מ אז רשות המיסים לא מתעניינת בה.

תאריך ההוצאה - חייב להיות בתקופת המע"מ ועד 6 (7?) חודשים לפניה

המערכת של מע"מ מוכנה לקלוט רק הוצאות שהתאריך שלהן הוא לכל היותר 6 (אולי 7?) חודשים לפני מועד המע"מ.

לדוגמה, בדוח מע"מ של חודשים 7-8/2025 תוכל לדווח על הוצאות מיום 1/12/2024 או אחריו, אבל לא לפני יום זה.

גם לא תוכל לדווח על הוצאות שהתאריך שלהן הוא אחרי 31/8/2025. הוצאות אלו צריכות להיכנס לדוח מע"מ הבא של 9-10/2025.

חובה להזין מספר ע"מ/ח.פ

הזן את מספר הע"מ של הספק לכל הוצאה. בעת קליטת הקובץ על-ידי רשות המיסים הם בודקים את מספר הע"מ של הספקים. כל שגיאה במספר הע"מ, או מספר ע"מ שלא קיים במערכת של רשות המיסים יגרמו לדחיית הדו"ח.

לכן רצוי לפתוח כרטיס ספק לכל ספק. זה יאפשר לך לקלוט את מספר הע"מ של הספק פעם אחת בלבד (בכרטיס הספק) ואז כספית תעתיק את המספר מהכרטיס לרשומת ההוצאה. זה ימנע ממך טעויות הקלדה.

הוצאות שבהן אין לספק מספר עוסק מורשה

הוצאות שבהן אין לספק מספר ע"מ נחלקות למספר אפשרויות:

הוצאות של עסקה מול עוסק פטור - עוסק פטור לא יכול לגבות מע"מ לכן וודא שלא הזנת ערך שונה מ-0 בשדה מע"מ.

הוצאות של קופה קטנה או ריכוזים - לדוגמה, ריכוז של הוצאות קטנות כמו רכישת קפה למשרד או ריכוז של הוצאות דלק, או הוצאות חניה - כספית מדווחת על הוצאות אלה בתור הוצאה מסוג K - קופה קטנה. שם לב שהמערכת של מע"מ מגבילה את סכום המע"מ בעסקאות שמדווחות כעסקאות של קופה קטנה לנמוך שבין 5% מסך המע"מ שדווח או 2,000 ש"ח (נכון ליום 5/8/2019) לכן אל תרבה בדיווח של הוצאות כאלה.

הזן הוצאות אלה כך: מספר ע"מ ריק או מספר ע"מ 777777772 (זה מספר מוסכם עבור ריכוזים). מספר אסמכתא: מספר החשבוניות בריכוז.

הוצאות ללא מע"מ - לדוגמה, מוסדות כספיים לא גובים מע"מ: עמלות בנק, תשלומים עבור ביטוחים וכו'. כאמור המערכת של הרשות לא מתעניינת בהוצאות שאין בהן מעמ לכן אתה יכול להשאיר את השדה ריק או להזין את "מספר החברה".

הוצאות חו"ל - חשבוניות של ספקים מחו"ל לא מכילות מע"מ לכן אין חשיבות (או משמעות) להזנה של מספר ע"מ תקין. אתה יכול להזין מספר מזהה כלשהו (כמו TIN, או משהו דומה).

רשימון יבוא - הזן בשדה מספר ע"מ מספר זיהוי של הספק. להזין בשדה פרטים "רשימון יבוא".

זיהוי של הוצאות מיוחדות

דו"ח מע"מ מפורט יכול לכלול מספר סוגים של הוצאות. כל הוצאה מזוהה לפי קוד. מרבית ההוצאות הן "רגילות". אם יש לך הוצאה מיוחדת העזר בטבלה הבאה בכדי לסמן לכספית כיצד לייצא אותה.

טבלה מרכזת לסוגי הוצאות - מה להזין בשדה פרטים בכדי שכספית תייצא נכון את ההוצאה

סוג המסמך	אופן הזיהוי של התנועה	קוד בקובץ
חשבונית רגילה של ספק ישראלי	תיאור קצר של ההוצאה.	T
חשבונית עצמית	זיהוי לפי מספר העוסק מורשה של הספק זהה למספר עוסק מורשה של העסק. אפשר גם להזין בפרטים: חשבונית עצמית.	C
חשבונית פלסטינית	להזין בפרטים: חשבונית פלסטינית	P
רשימון יבוא	להזין בפרטים: רשימון יבוא	R
מסמך אחר	להזין בפרטים: מסמך אחר	H
קופה קטנה	זיהוי לפי מספר ע"מ של הספק: 777777772	K

חובה להזין מספר אסמכתא

המערכת של רשות המיסים מחייבת אסמכתא לכל הוצאה. האסמכתא היא מספר החשבונית של הספק. די ב-5 ספרות ימניות. אין צורך להזין את כל המספר הארוך.

מספר הקצאה

אם סכום החשבונית לפני מע"מ גדול מ-20,000 ש"ח חובה לדווח את מספר ההקצאה של החשבונית. המספר חייב להיות בן 9 ספרות.

כספית לא בודקת שהמספר תקין. המערכת של רשות המיסים כן בודקת את המספר' ולא תקלוט הוצאה שמספר ההקצאה שלה שגוי.

חשבונית עצמית

דיווח על חשבונית עצמית נעשה על-ידי הזנה של החשבונית בתור הוצאה. מספר הע"מ של הספק צריך להיות זהה למספר ע"מ של העסק. יש להקפיד שמספר האסמכתא יהיה זהה למספר של החשבונית שהפקת. המערכת של רשות המיסים מוודאת התאמה: זוג שמורכב מחשבונית הכנסות ורשומת הוצאה.

חשבונית פלסטינית

הזן את החשבונית לפי הפרטים שקיבלת מהספק. בפרטי ההוצאה כתוב: "חשבונית פלסטינית"

שם לב שלעיתים אין התאמה בין אחוז המעמ הישראלי לאחוז המעמ הפלסטיני ולכן תצטרך לתקן את סכום המע"מ באופן ידני. לדוגמה, בשנת 2025 אחוז המעמ הישראלי הוא 18% ואחוז המעמ הפלסטיני הוא 17%.

כספית תייצא את ההוצאה כתנועה מסוג P.

זיהוי של שגיאות בקליטת דוח מע"מ מפורט

אם יש שגיאות בדוח ששידרת לרשות המיסים הן יוצגו למסך.

בדר"כ השגיאות הן בקליטת ההוצאות (לשונית "תשומות") ולא בקליטה של החשבוניות שאתה הוצאת ללקוחות (לשונית "עסקאות").

השגיאות מחולקות לפי סוג ההוצאה. יותר קל להיכנס לרשימה של כל התנועות השגויות מתחתית המסך.

עבור על כל אחת מהתנועות השגויות. המערכת מתיגה את סיבת השגיאה. לעיתים הטקסט הוא קריפטי, אבל לרוב ניתן להבין אותו.

אם תקליק על פירוט התנועה, המערכת תציג לך את כל השדות של התנועה.

זיהוי של התנועה בכספית

השדה "קבוצת אסמכתא" (במסך פירוט התנועה המערכת של מע"מ) מכיל את מספר ההוצאה בכספית. כך תוכל לזהות יותר בקלות את התנועה השגויה בכספית.

תיקון תנועות בכספית

בכדי לתקן את התנועה הזן את הנתונים הנכונים כמו מספר אסמכתא או מספר הקצאה. ישנם נתונים שלא ניתן לתקן במאגר הקבוע בכספית (כמו תאריך ההוצאה, או פרטי הספק). בכדי לתקן נתונים אלה עליך "למחוק" (למעשה לבטל, לא ניתן למחוק) את ההוצאה מהמאגר הקבוע.

המחיקה נעשית על-ידי הקלקה על איקון הפח שבצד ימין של שורת ההוצאה.

לאחר שתאשר את הביטול, כספית תיצור תנועה מתקנת (סטורנו) שזהה לתנועה הבעייתית אבל עם סכומים במינוס. כספית קושרת בין התנועה המקורית לתנועה המתקנת ולא תייצא את שתיהן לקובץ המע"מ המפורט.

בנוסף כספית תיצור העתק של התנועה במאגר הזמני. שם תוכל לתקן את כל פרטי ההוצאה ואפילו למחוק אותה לחלוטין.

לאחר שתתקן את התנועות השגויות ייצא שוב את הקובץ של הדיווח המפורט. אין מגבלה על מספר הפעמים שתוכל לקלוט אותו במערכת של רשות המיסים.

מרכז התמיכה של מע"מ

אם אתה לא יכול לתקן את השגיאה (לדוגמה: יש לך חשבונית והמערכת טוענת ש-"מוציא החשבונית לא קיים", או ש-"מוציא החשבונית לא פעיל בחודש זה" וכו'. ראה דוגמה בתמונה לעיל, שבה העלינו הוצאה עם מספר ע"מ פיקטיבי 11111118), תצטרך לפנות לתמיכה של מע"מ ולקבל מהם הדרכה: פניה למרכז התמיכה.

100